കാലക്രമേണ തൊഴിലുടമകൾ അവരുടെ ജീവനക്കാരെക്കുറിച്ചുള്ള ധാരാളം ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു. ഈ ഡാറ്റയെല്ലാം ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു. ഈ ഫയലിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, ഇക്കാരണത്താൽ, ഇത് സുരക്ഷിതമായും കൃത്യമായും ചെയ്യേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. ഈ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാൻ തൊഴിലുടമകൾക്ക് എത്ര സമയം അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു (അല്ലെങ്കിൽ, ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ആവശ്യമാണ്). ഈ ബ്ലോഗിൽ, പേഴ്സണൽ ഫയലുകളുടെ നിയമപരമായ നിലനിർത്തൽ കാലയളവിനെക്കുറിച്ചും അത് എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാമെന്നതിനെക്കുറിച്ചും നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ വായിക്കാം.

ഒരു പേഴ്സണൽ ഫയൽ എന്താണ്?

മുകളിൽ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, ഒരു തൊഴിലുടമ പലപ്പോഴും അതിന്റെ ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഈ ഡാറ്റ ശരിയായി സംഭരിക്കുകയും പിന്നീട് നശിപ്പിക്കുകയും വേണം. ഇത് ഒരു പേഴ്സണൽ ഫയൽ വഴിയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ഇതിൽ ജീവനക്കാരുടെ പേരും വിലാസ വിശദാംശങ്ങളും, തൊഴിൽ കരാറുകളും, പ്രകടന റിപ്പോർട്ടുകളും മറ്റും ഉൾപ്പെടുന്നു. ഈ ഡാറ്റ AVG നിയന്ത്രണങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന ആവശ്യകതകൾക്ക് അനുസൃതമായിരിക്കണം, കൂടാതെ ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കുകയും വേണം.

(നിങ്ങളുടെ പേഴ്സണൽ ഫയൽ എവിജിയുടെ ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നുണ്ടോയെന്ന് അറിയണമെങ്കിൽ, ഞങ്ങളുടെ പേഴ്സണൽ ഫയൽ എവിജി ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് പരിശോധിക്കുക ഇവിടെ)

ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ നിലനിർത്തൽ

വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയ്ക്കായി AVG പ്രത്യേക നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകൾ നൽകുന്നില്ല. ഒരു പേഴ്സണൽ ഫയലിന്റെ നിലനിർത്തൽ കാലയളവിന് നേരായ ഉത്തരമില്ല, കാരണം അതിൽ വ്യത്യസ്ത തരം (വ്യക്തിഗത) ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഡാറ്റയുടെ ഓരോ വിഭാഗത്തിനും വ്യത്യസ്ത നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് ബാധകമാണ്. ആ വ്യക്തി ഇപ്പോഴും ജോലിക്കാരനാണോ അതോ തൊഴിൽ ഉപേക്ഷിച്ചതാണോ എന്നതിനെയും ഇത് ബാധിക്കുന്നു.

നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകളുടെ വിഭാഗങ്ങൾ

മുകളിൽ പറഞ്ഞതുപോലെ, ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ നിലനിർത്തുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് വ്യത്യസ്ത നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകൾ ഉണ്ട്. പരിഗണിക്കേണ്ട രണ്ട് മാനദണ്ഡങ്ങളുണ്ട്, അതായത് ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഇപ്പോഴും ജോലിയിലാണോ, അല്ലെങ്കിൽ ജോലി ഉപേക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടോ. ചില ഡാറ്റ എപ്പോൾ നശിപ്പിക്കണം അല്ലെങ്കിൽ നിലനിർത്തണം എന്ന് ഇനിപ്പറയുന്നവ കാണിക്കുന്നു.

നിലവിലെ പേഴ്സണൽ ഫയൽ

ഇപ്പോഴും ജോലി ചെയ്യുന്ന ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ നിലവിലെ പേഴ്‌സണൽ ഫയലിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന ഡാറ്റയ്ക്ക് സ്ഥിരമായ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകളൊന്നും സജ്ജീകരിച്ചിട്ടില്ല. പേഴ്‌സണൽ ഫയലുകൾ 'കാലികമായി' സൂക്ഷിക്കാൻ തൊഴിലുടമകൾക്ക് ഒരു ബാധ്യത മാത്രമേ AVG ചുമത്തൂ. ഇതിനർത്ഥം, പേഴ്സണൽ ഫയലുകളുടെ ആനുകാലിക അവലോകനത്തിനും കാലഹരണപ്പെട്ട ഡാറ്റ നശിപ്പിക്കുന്നതിനും ഒരു സമയപരിധി നിശ്ചയിക്കാൻ തൊഴിലുടമ ബാധ്യസ്ഥനാണെന്നാണ്.

അപേക്ഷാ വിശദാംശങ്ങൾ

നിയമനം ലഭിക്കാത്ത ഒരു അപേക്ഷകനെ സംബന്ധിച്ച അപേക്ഷാ ഡാറ്റ അപേക്ഷാ നടപടിക്രമം അവസാനിച്ച് പരമാവധി 4 ആഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ നശിപ്പിക്കപ്പെടണം. പ്രചോദനം അല്ലെങ്കിൽ അപേക്ഷാ കത്ത്, സിവി, പെരുമാറ്റത്തെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രസ്താവന, അപേക്ഷകനുമായുള്ള കത്തിടപാടുകൾ തുടങ്ങിയ ഡാറ്റ ഈ വിഭാഗത്തിന് കീഴിലാണ്. അപേക്ഷകന്റെ സമ്മതത്തോടെ, ഏകദേശം 1 വർഷത്തേക്ക് ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാൻ സാധിക്കും.

പുനഃസംയോജന പ്രക്രിയ

ഒരു ജീവനക്കാരൻ പുനഃസംയോജന പ്രക്രിയ പൂർത്തിയാക്കി ജോലിയിൽ തിരിച്ചെത്തുമ്പോൾ, പുനഃസംയോജനം പൂർത്തിയാക്കിയതിന് ശേഷം പരമാവധി 2 വർഷത്തെ നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് ബാധകമാണ്. തൊഴിലുടമ സ്വയം ഇൻഷുറർ ആയിരിക്കുമ്പോൾ ഇതിന് ഒരു അപവാദമുണ്ട്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, 5 വർഷത്തെ നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് ബാധകമാണ്.

തൊഴിൽ അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം പരമാവധി 2 വർഷം

ഒരു ജീവനക്കാരൻ ജോലി ഉപേക്ഷിച്ചതിന് ശേഷം, പേഴ്സണൽ ഫയലിലെ (വ്യക്തിഗത) ഡാറ്റയുടെ ഭൂരിഭാഗവും 2 വർഷം വരെ നിലനിർത്തൽ കാലയളവിന് വിധേയമാണ്.

ഈ വിഭാഗത്തിൽ ഉൾപ്പെടുന്നവ:

• തൊഴിൽ കരാറുകൾ അതിനുള്ള ഭേദഗതികളും;
• രാജിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കത്തിടപാടുകൾ;
• വിലയിരുത്തലുകളുടെയും പ്രകടന അവലോകനങ്ങളുടെയും റിപ്പോർട്ടുകൾ;
• പ്രമോഷൻ/ഡിമോഷൻ എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കത്തിടപാടുകൾ;
• UWV, കമ്പനി ഡോക്ടർ എന്നിവരിൽ നിന്നുള്ള അസുഖത്തെക്കുറിച്ചുള്ള കത്തിടപാടുകൾ;
• ഗേറ്റ്കീപ്പർ ഇംപ്രൂവ്മെന്റ് ആക്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട റിപ്പോർട്ടുകൾ;
• വർക്ക്സ് കൗൺസിൽ അംഗത്വം സംബന്ധിച്ച കരാറുകൾ;
• സർട്ടിഫിക്കറ്റിന്റെ പകർപ്പ്.

തൊഴിൽ അവസാനിച്ച് 5 വർഷമെങ്കിലും

ചില വ്യക്തികളുടെ ഫയൽ ഡാറ്റ 5 വർഷത്തെ നിലനിർത്തൽ കാലയളവിന് വിധേയമാണ്. അതിനാൽ, ജീവനക്കാരൻ ജോലി ഉപേക്ഷിച്ചതിന് ശേഷം 5 വർഷത്തേക്ക് ഈ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാൻ തൊഴിലുടമ ബാധ്യസ്ഥനാണ്. ഇവ ഇനിപ്പറയുന്ന ഡാറ്റയാണ്:

• ശമ്പള നികുതി പ്രസ്താവനകൾ;
• ജീവനക്കാരുടെ തിരിച്ചറിയൽ രേഖയുടെ പകർപ്പ്;
• വംശീയതയും ഉത്ഭവ ഡാറ്റയും;
• ശമ്പള നികുതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡാറ്റ.

അതിനാൽ, ഈ ഡാറ്റ പേഴ്സണൽ ഫയലിൽ പുതിയ പ്രസ്താവനകൾ ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിച്ചാലും കുറഞ്ഞത് അഞ്ച് വർഷമെങ്കിലും സൂക്ഷിക്കണം.

തൊഴിൽ അവസാനിച്ച് 7 വർഷമെങ്കിലും

അടുത്തതായി, തൊഴിലുടമയ്ക്കും 'നികുതി നിലനിർത്തൽ ബാധ്യത' എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്നു. ഇത് 7 വർഷത്തേക്ക് എല്ലാ അടിസ്ഥാന രേഖകളും സൂക്ഷിക്കാൻ തൊഴിലുടമയെ നിർബന്ധിക്കുന്നു. അതിനാൽ ഇതിൽ അടിസ്ഥാന ഡാറ്റ, വേതന അലങ്കാരങ്ങൾ, ശമ്പള രേഖകൾ, ശമ്പള കരാറുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

കാലഹരണപ്പെട്ട നിലനിർത്തൽ കാലയളവ്?

ഒരു പേഴ്‌സണൽ ഫയലിൽ നിന്നുള്ള ഡാറ്റയുടെ പരമാവധി നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് കാലഹരണപ്പെടുമ്പോൾ, തൊഴിലുടമയ്ക്ക് ഇനി ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കാനാകില്ല. അപ്പോൾ ഈ ഡാറ്റ നശിപ്പിക്കണം.

ഒരു മിനിമം നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് കാലഹരണപ്പെടുമ്പോൾ, തൊഴിലുടമ കഴിയുക ഈ ഡാറ്റ നശിപ്പിക്കുക. ഒരു മിനിമം നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് കാലഹരണപ്പെടുകയും ഡാറ്റ നശിപ്പിക്കാൻ ജീവനക്കാരൻ അഭ്യർത്ഥിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ ഒരു അപവാദം ബാധകമാണ്.

സ്റ്റാഫ് ഫയൽ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകളെക്കുറിച്ചോ മറ്റ് ഡാറ്റയുടെ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകളെക്കുറിച്ചോ നിങ്ങൾക്ക് ചോദ്യങ്ങളുണ്ടോ? അങ്ങനെയെങ്കിൽ, ദയവായി ഞങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുക. ഞങ്ങളുടെ തൊഴിൽ അഭിഭാഷകർ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നതിൽ സന്തോഷമുണ്ട്!