പേഴ്സണൽ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കൽ: ഒരു തൊഴിലുടമയ്ക്ക് എത്ര കാലം അത് സൂക്ഷിക്കാൻ കഴിയും?

പേഴ്‌സണൽ ഡാറ്റയ്ക്ക് ഒരൊറ്റ നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് ഇല്ല. GDPR പ്രകാരം, നിങ്ങൾ ശേഖരിച്ച ഉദ്ദേശ്യത്തിനായി ആവശ്യമുള്ളിടത്തോളം മാത്രമേ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാൻ കഴിയൂ; ഡച്ച് നികുതി നിയമം പേറോൾ രേഖകൾ, വേതന നികുതി പ്രസ്താവന, ജീവനക്കാരന്റെ തിരിച്ചറിയൽ രേഖയുടെ പകർപ്പ് എന്നിവയ്‌ക്കായി നിശ്ചിത കുറഞ്ഞ കാലയളവുകൾ നിശ്ചയിക്കുന്നു.

പ്രായോഗികമായി ഇത് ഡച്ച് തൊഴിലുടമകൾക്ക് മൂന്ന് ആങ്കറുകൾ നൽകുന്നു: മിക്ക പേഴ്‌സണൽ ഫയലുകളുടെയും തൊഴിൽ അവസാനിച്ച് രണ്ട് വർഷത്തിന് ശേഷം, വേതന നികുതി പ്രസ്താവനയ്ക്കും ഐഡി പകർപ്പിനും ജീവനക്കാരൻ പോയ കലണ്ടർ വർഷം അവസാനിച്ച് അഞ്ച് വർഷത്തിന് ശേഷം, പേയ്‌റോൾ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷനായി ഏഴ് വർഷത്തിന് ശേഷം. ഒരു പേഴ്‌സണൽ ഫയലിൽ എന്ത് സൂക്ഷിക്കാം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഞങ്ങളുടെ ലേഖനം ഉള്ളടക്കത്തെക്കുറിച്ചാണ്; ഇത് എത്ര കാലം എന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്.

GDPR പ്രകാരമുള്ള അടിസ്ഥാന നിയമം എന്താണ്?

വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ആവശ്യത്തിലധികം സൂക്ഷിക്കരുത്. ആർട്ടിക്കിൾ 5(1)(e) GDPR (സംഭരണ ​​പരിധി) പ്രകാരം, ഓരോ വിഭാഗത്തിനും, നിങ്ങൾക്ക് അവ എത്ര കാലം ആവശ്യമാണെന്ന് തീരുമാനിക്കാനും ആ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് വിശദീകരിക്കാൻ കഴിയാനും നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു.

GDPR-ൽ തന്നെ വിരാമങ്ങളുടെ പട്ടികയില്ല. താഴെയുള്ള വിരാമങ്ങൾ ഡച്ച് നികുതി നിയമത്തിൽ നിന്നും ഡച്ച് ഡാറ്റാ പ്രൊട്ടക്ഷൻ അതോറിറ്റിയുടെ (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശത്തിൽ നിന്നുമാണ് വരുന്നത്.

രണ്ട് വർഷത്തേക്ക് നിങ്ങൾ ഏത് ഡാറ്റയാണ് സൂക്ഷിക്കുന്നത്?

മിക്ക പേഴ്‌സണൽ ഫയലുകളും. നിയമപരമായ നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് ഇല്ലാത്ത ഡാറ്റ സാധാരണയായി ജീവനക്കാരൻ പോയതിനുശേഷം രണ്ട് വർഷത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കണമെന്നാണ് എപിയുടെ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം.

ഉദാഹരണത്തിന്, തൊഴിൽ കരാറും അതിന്റെ ഭേദഗതികളും, വിലയിരുത്തലുകളും പ്രകടന റിപ്പോർട്ടുകളും, നിയമനം, സ്ഥാനക്കയറ്റം, തരംതാഴ്ത്തൽ, പിരിച്ചുവിടൽ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള കത്തിടപാടുകൾ, പരിശീലന രേഖകൾ, മുന്നറിയിപ്പുകൾ, റഫറൻസുകൾ, അസാന്നിധ്യ രേഖകൾ എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

ജീവനക്കാരനുമായി ഒരു തൊഴിൽ തർക്കം ഉണ്ടെങ്കിലോ നിലവിലുണ്ടെങ്കിലോ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കോടതി കേസ് നിലനിൽക്കുന്നുണ്ടെങ്കിലോ, പ്രശ്നം പരിഹരിക്കപ്പെടുന്നതുവരെ നിങ്ങൾക്ക് അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡാറ്റ കൂടുതൽ കാലം സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്. അത് മുഴുവൻ ഫയലും അനിശ്ചിതമായി സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുപകരം പ്രസക്തമായ മെറ്റീരിയൽ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനെ ന്യായീകരിക്കുന്നു.

ഏത് ഡാറ്റയാണ് നിങ്ങൾ അഞ്ചോ ഏഴോ വർഷത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്നത്?

സാമ്പത്തിക രേഖകൾ. ഇവിടെ നിങ്ങൾക്ക് വിവേചനാധികാരമില്ല: നികുതി ബാധ്യത കാലയളവ് നിശ്ചയിക്കുകയും ഡാറ്റ കഴിയുന്നത്ര ഹ്രസ്വമായി സൂക്ഷിക്കുക എന്ന പൊതു തത്വത്തെ മറികടക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

• വേതന നികുതി പ്രസ്താവനയും (loonbelastingverklaring) ജീവനക്കാരൻ ജോലി ആരംഭിച്ചപ്പോൾ നിങ്ങൾ പരിശോധിച്ചുറപ്പിച്ച തിരിച്ചറിയൽ രേഖയുടെ പകർപ്പും: തൊഴിൽ അവസാനിച്ച കലണ്ടർ വർഷം അവസാനിച്ച് അഞ്ച് വർഷത്തിന് ശേഷം.
• പേറോൾ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (ലൂണാഡ്മിനിസ്ട്രാറ്റി): ഏഴ് വർഷം, ഡച്ച് ടാക്സ് ആൻഡ് കസ്റ്റംസ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (ബെലാസ്റ്റിംഗ്ഡൈൻസ്റ്റ്) നിശ്ചയിച്ച അടിസ്ഥാന രേഖകൾക്കായുള്ള പൊതു സാമ്പത്തിക നിലനിർത്തൽ കാലയളവ്.

നികുതി ബാധ്യത ഉൾക്കൊള്ളുന്ന രേഖകൾ മാത്രമേ ഈ ദൈർഘ്യമേറിയ കാലയളവുകളിൽ ഉൾപ്പെടുകയുള്ളൂ. ഫയലിന്റെ ബാക്കി ഭാഗങ്ങൾ ഇപ്പോഴും രണ്ട് വർഷത്തെ നിയമം പാലിക്കുന്നു.

അപേക്ഷകരുടെ വിവരങ്ങൾ എത്ര കാലം സൂക്ഷിക്കാം?

സാധാരണയായി അപേക്ഷാ നടപടിക്രമങ്ങൾ അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം നാല് ആഴ്ച വരെ. സ്ഥാനാർത്ഥിയുടെ സമ്മതത്തോടെ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു വർഷം വരെ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാം, ഉദാഹരണത്തിന് ഒരു ടാലന്റ് പൂളിന്.

സമ്മതം എന്നത് ഒരു യഥാർത്ഥ തിരഞ്ഞെടുപ്പായിരിക്കണം, പ്രത്യേകം ചോദിക്കുകയും രേഖപ്പെടുത്തുകയും വേണം. നിങ്ങളുടെ സ്വകാര്യതാ പ്രസ്താവനയിലെ ഒരു വരി മാത്രം പോരാ.

അസുഖവും മെഡിക്കൽ ഡാറ്റയും സംബന്ധിച്ചെന്ത്?

ആരോഗ്യ ഡാറ്റ കമ്പനി ഡോക്ടറുടെയോ (bedrijfsarts) ഒക്യുപേഷണൽ ഹെൽത്ത് സർവീസിന്റെയോ കൈവശമാണ്, തൊഴിലുടമ എന്ന നിലയിൽ നിങ്ങളുടെ കൈവശമല്ല. അവ മെഡിക്കൽ രഹസ്യാത്മകതയ്ക്കും അവയുടെ സ്വന്തം നിലനിർത്തൽ നിയമങ്ങൾക്കും വിധേയമാണ്.

ഒരു തൊഴിലുടമ എന്ന നിലയിൽ, നിങ്ങൾ അസാന്നിധ്യ തീയതികളും, രോഗാവസ്ഥയിലുള്ള പുനഃസംയോജനത്തിനും വേതന വിതരണത്തിനും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളും മാത്രമേ സൂക്ഷിക്കുകയുള്ളൂ. പേഴ്‌സണൽ ഫയലിലെ സാധാരണ കാലയളവുകളെ ആ ഡാറ്റ പിന്തുടരുന്നു.

ഒരു തൊഴിലുടമ എന്ന നിലയിൽ നിങ്ങൾ എന്താണ് പരിശോധിക്കേണ്ടത്?

• നിങ്ങളുടെ പ്രോസസ്സിംഗ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ രേഖ (ആർട്ടിക്കിൾ 30 GDPR) പേഴ്‌സണൽ ഡാറ്റയുടെ ഓരോ വിഭാഗത്തിനും ഒരു നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് നിശ്ചയിക്കുന്നുണ്ടോ?
• ഒരു വർഷം വരെ സമ്മതം രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ, നടപടിക്രമത്തിന് ശേഷം നാല് ആഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ അപേക്ഷകന്റെ ഡാറ്റ ഇല്ലാതാക്കുമോ?
• കമ്പനി ഡോക്ടർ മാത്രമാണോ ആരോഗ്യ വിവരങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത്, നിങ്ങളുടെ കൈവശം ഹാജരാകാത്ത തീയതികൾ മാത്രമാണോ?
• ജോലിയിൽ നിന്ന് പിരിഞ്ഞതിന് ശേഷമുള്ള കലണ്ടർ വർഷത്തിന് ശേഷമുള്ള അഞ്ച് വർഷത്തേക്ക് ഐഡി പകർപ്പും വേതന നികുതി സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റും നിങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടോ, ഏഴ് വർഷത്തേക്ക് പേയ്‌റോൾ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടോ?
• മെയിൽബോക്സുകളിലെയും പങ്കിട്ട ഡ്രൈവുകളിലെയും ബാക്കപ്പുകളിലെയും പകർപ്പുകൾ ഇല്ലാതാക്കപ്പെടാറുണ്ടോ, കൂടാതെ ഓരോ വർഷവും ഒരു നിശ്ചിത സമയത്ത് നിങ്ങൾ ഷെഡ്യൂൾ പ്രയോഗിക്കാറുണ്ടോ?

ഒരു ജീവനക്കാരൻ എന്ന നിലയിൽ നിങ്ങൾ എന്താണ് പരിശോധിക്കേണ്ടത്?

• നിങ്ങളുടെ തൊഴിലുടമയുടെ കൈവശം ഇപ്പോഴും ഏതൊക്കെ ഡാറ്റയാണ് ഉള്ളതെന്ന് കാണാൻ നിങ്ങളുടെ ആക്‌സസ് അവകാശം (ആർട്ടിക്കിൾ 15 GDPR) ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടോ?
• ഒരു തർക്കമോ നിയമപരമായ കാരണമോ ഇല്ലാതെ നിങ്ങൾ പോയതിന് ശേഷം നിങ്ങളുടെ മുൻ തൊഴിലുടമ രണ്ട് വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടോ?
• കമ്പനി ഡോക്ടറുടെ പക്കലുള്ള മെഡിക്കൽ വിവരങ്ങൾ ഫയലിൽ ഉണ്ടോ?
• ആർട്ടിക്കിൾ 17 GDPR പ്രകാരം നിങ്ങൾ മായ്ക്കൽ അഭ്യർത്ഥിച്ചിട്ടുണ്ടോ, ഒരു മാസത്തിനുള്ളിൽ തൊഴിലുടമ മറുപടി നൽകിയോ?

പേഴ്സണൽ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കുന്നതിൽ ഞങ്ങൾക്ക് നിങ്ങൾക്കായി എന്തുചെയ്യാൻ കഴിയും?

ഞങ്ങളുടെ തൊഴിൽ അഭിഭാഷകർ തൊഴിലുടമകളെയും ജീവനക്കാരെയും പേഴ്‌സണൽ ഡാറ്റയെക്കുറിച്ച് ഉപദേശിക്കുന്നു:

• ഓരോ വിഭാഗത്തിലെയും പേഴ്‌സണൽ ഡാറ്റയ്‌ക്കായി ഞങ്ങൾ ഒരു നിലനിർത്തൽ ഷെഡ്യൂൾ തയ്യാറാക്കുന്നു.
• നിങ്ങളുടെ പേഴ്‌സണൽ ഫയലുകൾ ഞങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യുകയും ഇല്ലാതാക്കേണ്ട ഡാറ്റ തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുന്നു.
• (മുൻ) ജീവനക്കാരിൽ നിന്നുള്ള ആക്‌സസ്, മായ്ക്കൽ അഭ്യർത്ഥനകൾക്കുള്ള നടപടിക്രമങ്ങൾ ഞങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നു.
• തീർപ്പുകൽപ്പിക്കാത്തതോ മുൻകൂട്ടി കാണാവുന്നതോ ആയ ഒരു തർക്കം കാരണം നിങ്ങൾക്ക് ഏതൊക്കെ ഡാറ്റയാണ് കൂടുതൽ കാലം സൂക്ഷിക്കാൻ കഴിയുകയെന്ന് ഞങ്ങൾ വിലയിരുത്തുന്നു.
• ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ പേരിൽ ഞങ്ങൾ ഒരു ആക്‌സസ് അല്ലെങ്കിൽ മായ്ക്കൽ അഭ്യർത്ഥന സമർപ്പിക്കുന്നു.

ചുരുക്കം

• GDPR നിശ്ചിത കാലയളവുകൾ നിശ്ചയിക്കുന്നില്ല: ഡാറ്റ അവയുടെ ഉദ്ദേശ്യത്തിന് ആവശ്യമുള്ളിടത്തോളം മാത്രം സൂക്ഷിക്കുക.
• മിക്ക ജീവനക്കാരുടെയും ഫയൽ: തൊഴിൽ അവസാനിച്ച് രണ്ട് വർഷത്തിന് ശേഷം, തർക്കവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡാറ്റയ്ക്ക് മാത്രം കൂടുതൽ സമയം.
• വേതന നികുതി പ്രസ്താവനയും ഐഡി പകർപ്പും: തൊഴിൽ അവസാനിച്ച കലണ്ടർ വർഷം അവസാനിച്ച് അഞ്ച് വർഷത്തിന് ശേഷം; പേറോൾ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ: ഏഴ് വർഷം.
• അപേക്ഷകർ: നടപടിക്രമം കഴിഞ്ഞ് നാല് ആഴ്ച വരെ, അല്ലെങ്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയ സമ്മതത്തോടെ ഒരു വർഷം വരെ.
• ആരോഗ്യ ഡാറ്റ കമ്പനി ഡോക്ടറുടെ പക്കലായിരിക്കും; നിങ്ങൾ ഹാജരാകാത്ത തീയതികളും പുനഃസംയോജനത്തിനും വേതന വിതരണത്തിനും ആവശ്യമായ കാര്യങ്ങളും മാത്രമേ സൂക്ഷിക്കൂ.

പതിവു ചോദ്യങ്ങൾ