ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ഉദ്യോഗസ്ഥർ ഫയൽ എ.വി.ജി

ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് പേഴ്സണൽ ഫയൽ ഡാറ്റ സംഘടിപ്പിക്കുന്നു

ഒരു തൊഴിലുടമ എന്ന നിലയിൽ, നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ശരിയായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. അങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോൾ, ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയുടെ വ്യക്തിഗത രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ നിങ്ങൾ ബാധ്യസ്ഥനാണ്. അത്തരം ഡാറ്റ സംഭരിക്കുമ്പോൾ, പ്രൈവസി ആക്റ്റ് ജനറൽ ഡാറ്റ പ്രൊട്ടക്ഷൻ റെഗുലേഷൻ (എവിജി), ഇംപ്ലിമെന്റേഷൻ ആക്റ്റ് ജനറൽ ഡാറ്റ പ്രൊട്ടക്ഷൻ റെഗുലേഷൻ (യുഎവിജി) എന്നിവ കണക്കിലെടുക്കണം. വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയുടെ പ്രോസസ്സിംഗുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് AVG തൊഴിലുടമയ്ക്ക് ബാധ്യതകൾ ചുമത്തുന്നു. ഈ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ പേഴ്‌സണൽ ഫയലുകൾ ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് നിങ്ങൾക്ക് അറിയാം.

ഒരു പേഴ്സണൽ ഫയലിൽ എന്ത് ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാം?

പേഴ്സണൽ ഫയലിന്റെ ആവശ്യത്തിന് ആവശ്യമായ ഡാറ്റ മാത്രമേ ഉൾപ്പെടുത്താവൂ എന്നതാണ് പിന്തുടരുന്ന പ്രധാന നിയമം: ജീവനക്കാരുമായുള്ള തൊഴിൽ കരാറിന്റെ ശരിയായ പ്രകടനം.

ഏത് സാഹചര്യത്തിലും, 'സാധാരണ' വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ഇനിപ്പറയുന്നതു പോലെ സൂക്ഷിക്കും:

• പേര്;
• വിലാസം;
• ജനിച്ച ദിവസം;
• പാസ്പോർട്ട് / തിരിച്ചറിയൽ കാർഡ് പകർപ്പ്;
• BSN നമ്പർ
• തൊഴിലിന്റെ നിബന്ധനകളും വ്യവസ്ഥകളും അനുബന്ധങ്ങളും ഉൾപ്പെടെയുള്ള തൊഴിൽ കരാർ ഒപ്പിട്ടു;
• അപ്രൈസൽ റിപ്പോർട്ടുകൾ പോലുള്ള ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനവും വികസന ഡാറ്റയും.

തൊഴിലുടമയുടെ വ്യക്തിഗത കുറിപ്പുകൾ, ഹാജരാകാത്തതിന്റെ രേഖ, പരാതികൾ, മുന്നറിയിപ്പുകൾ, അഭിമുഖങ്ങളുടെ രേഖകൾ മുതലായവ ഉൾപ്പെടെയുള്ള മറ്റ് ഡാറ്റ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിന് തൊഴിൽദാതാക്കൾ പേഴ്സണൽ ഫയൽ വിപുലീകരിക്കാൻ തിരഞ്ഞെടുത്തേക്കാം.

ഒരു തൊഴിലുടമ എന്ന നിലയിൽ, നിയമപരമായ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് കൃത്യതയും കൃത്യതയും പിന്തുടരുന്നതിന് ഈ ഡാറ്റ പതിവായി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.

ഒരു പേഴ്‌സണൽ ഫയലിൽ 'സാധാരണ' വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ എപ്പോൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാം?

പേഴ്സണൽ ഫയലിൽ എപ്പോൾ, എന്ത് 'സാധാരണ' വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ സംഭരിക്കാമെന്ന് ഒരു തൊഴിലുടമ പരിഗണിക്കണം. ആർട്ടിക്കിൾ 6 AVG പ്രകാരം, തൊഴിലുടമകൾക്ക് 6 കാരണങ്ങളാൽ പേഴ്സണൽ ഫയലിൽ 'സാധാരണ' വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ സംഭരിക്കാനാകും. ഈ കാരണങ്ങളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• ജീവനക്കാരൻ പ്രോസസ്സിംഗിന് സമ്മതം നൽകി;
• ജീവനക്കാരുടെ (തൊഴിൽ) കരാർ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമാണ്;
• തൊഴിലുടമയിൽ (നികുതിയും സംഭാവനകളും അടയ്‌ക്കുന്നത് പോലെയുള്ള) നിയമപരമായ ബാധ്യതയുള്ളതിനാൽ പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമാണ്;
• ജീവനക്കാരന്റെയോ മറ്റൊരു സ്വാഭാവിക വ്യക്തിയുടെയോ സുപ്രധാന താൽപ്പര്യങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിന് പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമാണ് (നിശിതമായ അപകടം ആസന്നമായിരിക്കുമ്പോൾ ഒരു ഉദാഹരണം പ്ലേ ചെയ്യുന്നു, പക്ഷേ ജീവനക്കാരന് സമ്മതം നൽകാൻ മാനസികമായി കഴിവില്ല);
• പൊതുതാൽപ്പര്യത്തിന്/പൊതു ക്രമത്തിന് പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമാണ്;
• തൊഴിലുടമയുടെയോ മൂന്നാം കക്ഷിയുടെയോ നിയമാനുസൃത താൽപ്പര്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിന് പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമാണ് (തൊഴിലാളിയുടെ താൽപ്പര്യങ്ങൾ തൊഴിലുടമയുടെ നിയമാനുസൃത താൽപ്പര്യങ്ങളെ മറികടക്കുന്നിടത്ത് ഒഴികെ).

ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ എന്ത് ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ പാടില്ല?

ഫയലിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന 'സാധാരണ' ഡാറ്റ കൂടാതെ, അവ പ്രത്യേകം സെൻസിറ്റീവ് സ്വഭാവമുള്ളതിനാൽ (സാധാരണയായി) ഉൾപ്പെടുത്താൻ പാടില്ലാത്ത ഡാറ്റയും ഉണ്ട്. ഇവ 'പ്രത്യേക' ഡാറ്റയാണ് കൂടാതെ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• വിശ്വാസങ്ങൾ;
• ലൈംഗിക ആഭിമുഖ്യം;
• വംശം അല്ലെങ്കിൽ വംശീയത;
• മെഡിക്കൽ ഡാറ്റ (ജീവനക്കാരൻ സ്വമേധയാ നൽകുമ്പോൾ ഉൾപ്പെടെ).

'പ്രത്യേക' ഡാറ്റ എവിജിക്ക് കീഴിൽ 10 ഒഴിവാക്കലുകളിൽ മാത്രമേ സംഭരിക്കാനാകൂ. പ്രധാന 3 ഒഴിവാക്കലുകൾ ഇനിപ്പറയുന്നവയാണ്:

• പ്രോസസ്സിംഗിന് ജീവനക്കാരൻ വ്യക്തമായ സമ്മതം നൽകി;
• ജീവനക്കാരൻ തന്നെ ബോധപൂർവ്വം വെളിപ്പെടുത്തിയ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ നിങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു;
• അസാധുവായ പൊതു താൽപ്പര്യത്തിന് പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമാണ് (ഇത് അഭ്യർത്ഥിക്കാൻ ഒരു ഡച്ച് നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനം ആവശ്യമാണ്).

പേഴ്സണൽ ഫയൽ സുരക്ഷാ നടപടികൾ

പേഴ്സണൽ ഫയൽ കാണാൻ ആർക്കാണ് അനുമതിയുള്ളത്?

ജോലി നിർവഹിക്കുന്നതിന് ആക്സസ് ആവശ്യമുള്ള വ്യക്തികൾക്ക് മാത്രമേ പേഴ്സണൽ ഫയൽ കാണാൻ കഴിയൂ. ഈ വ്യക്തികളിൽ, ഉദാഹരണത്തിന്, എച്ച്ആർ വകുപ്പിലെ തൊഴിലുടമയും ജീവനക്കാരും ഉൾപ്പെടുന്നു. ജീവനക്കാരന് തന്നെ/അവളുടെ പേഴ്സണൽ ഫയൽ കാണാനും തെറ്റായ വിവരങ്ങൾ തിരുത്താനും അവകാശമുണ്ട്.

ഫയലിനുള്ള സുരക്ഷാ ആവശ്യകതകൾ

ഇതുകൂടാതെ, പേഴ്സണൽ ഫയലുകളുടെ ഡിജിറ്റൽ അല്ലെങ്കിൽ പേപ്പർ സ്റ്റോറേജിൽ AVG ആവശ്യകതകൾ ചുമത്തുന്നു എന്നത് കണക്കിലെടുക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ഒരു തൊഴിലുടമ എന്ന നിലയിൽ, ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യത സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ സ്വീകരിക്കാൻ നിങ്ങൾ ബാധ്യസ്ഥനാണ്. അതിനാൽ സൈബർ കുറ്റകൃത്യങ്ങൾ, അനധികൃത ആക്‌സസ്, പരിഷ്‌ക്കരണം അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ലാതാക്കൽ എന്നിവയ്‌ക്കെതിരെ ഫയൽ പരിരക്ഷിച്ചിരിക്കണം.

സ്റ്റാഫ് ഫയൽ നിലനിർത്തൽ കാലയളവ്

വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ഒരു പരിമിത കാലത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കാമെന്ന് AVG പ്രസ്താവിക്കുന്നു. ചില ഡാറ്റ നിയമപരമായ നിലനിർത്തൽ കാലയളവിന് വിധേയമാണ്. മറ്റ് ഡാറ്റയ്‌ക്കായി, ഡാറ്റയുടെ കൃത്യത മായ്‌ക്കുന്നതിനോ ആനുകാലിക അവലോകനത്തിനോ വേണ്ടി തൊഴിലുടമ സമയ പരിധികൾ സജ്ജീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. കൃത്യമല്ലാത്ത ഡാറ്റ ഫയലിൽ സൂക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ന്യായമായ നടപടികൾ കൈക്കൊള്ളണമെന്ന് AVG പറയുന്നു.

സ്റ്റാഫ് ഫയൽ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകളെക്കുറിച്ച് കൂടുതലറിയാൻ താൽപ്പര്യമുണ്ടോ? എങ്കിൽ ഞങ്ങളുടെ ബ്ലോഗ് എംപ്ലോയി ഫയൽ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകൾ വായിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ പേഴ്സണൽ ഫയൽ മുകളിൽ ലിസ്റ്റുചെയ്തിരിക്കുന്ന ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നുണ്ടോ? അപ്പോൾ സാധ്യത AVG കംപ്ലയിന്റ് ആണ്.

ഈ ബ്ലോഗ് വായിച്ചതിനുശേഷവും നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പേഴ്‌സണൽ ഫയലിനെക്കുറിച്ചോ AVG-യെക്കുറിച്ചോ എന്തെങ്കിലും ചോദ്യങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, ദയവായി ഞങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുക . നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നതിൽ ഞങ്ങളുടെ തൊഴിൽ അഭിഭാഷകർ സന്തോഷിക്കും!